Google Drive și aplicațiile sale Google Documents, Sheets și Slides sunt încă printre cele mai bune instrumente de birou de colaborare, pentru a merge mai departe în proiecte cu echipe la distanță sau la distanță. Revenim la această suită gratuită, ușoară și eficientă.
Chiar dacă Microsoft a reușit să își consolideze suita Office 365 cu versiuni web destul de complete și o colaborare pe scară largă în timp real pentru aplicațiile sale, Google trebuie recunoscut pentru că a putut fi soluția potrivită la momentul potrivit cu Google Drive. și Google Documents. Și mai presus de toate, soluția implicită pe care o vom alege adesea pentru a oferi un document sau un tabel partajat cu mai mulți utilizatori. Expresia „Am creat un Google Doc” a intrat în limba de zi cu zi în afaceri și în rândul prietenilor și nu este o coincidență: Google Documents este foarte ușor de utilizat și atâta timp cât rudele sau colegii dvs. au un smartphone Android, au aproape neapărat un cont Google. Dacă sunteți nou în lumea aplicațiilor online, nu vă panicați, acest ghid practic este pentru dvs.!
Google Drive și Google Docs: primii pași
Pentru început, este important să definiți clar ce este Google Drive și aplicațiile care sunt adesea grupate sub bannerul Google Docs. Google Drive este spațiul de stocare online oferit de Google. Este accesibil gratuit: prin crearea unui cont Google, beneficiați în mod implicit de 15 GB stocare în cloud. Pentru companii, Google oferă un plan specific, Drive Enterprise, care este facturat în spațiu pentru fiecare utilizator activ și pe lună.
Google Drive este, de asemenea, asociat cu trei aplicații: Documente Google, Foi de calcul Google și Prezentări Google. Pe scurt, sunt echivalente online Word, Excel și PowerPoint, cu o mare diferență: nu există nicio aplicație de descărcat, cel puțin nu pe Mac sau PC. Totul se întâmplă în browserul dvs. web.
Interfața Google Drive arată mai mult sau mai puțin ca un explorator de fișiere. Panoul lateral vă permite să navigați în structura de copac a spațiului dvs. (secțiunea „Unitatea mea”) și să accesați diverse comenzi rapide cu titluri evidente:
- Împărțit cu mine
- Recent
- Urmăriri
- Coş
Veți observa în special butonul „Nou” care vă permite să creați un folder nou, un fișier Documente, foi sau diapozitive (gol sau dintr-un șablon) și să importați dosare sau fișiere.
Când creați un dosar, acesta apare în fereastra principală, dar și în structura arborescentă pe care o puteți extinde dând clic pe săgeata de lângă intrarea Unitatea mea. Pe măsură ce fișierele sunt deschise, previzualizările ultimelor deschise sunt de asemenea adăugate ca miniatură în secțiunea „Acces rapid”, asociată ultimei date de modificare a acestora și a ultimului autor care a participat („Modificat de tine astăzi ”).
Celălalt lucru important care trebuie luat în considerare este bara contextuală care apare în partea de sus a ferestrei de conținut. În mod implicit, include două pictograme. Primul vă permite să comutați între vizualizarea grilă, cu previzualizarea fiecărui fișier și vizualizarea listă. Al doilea vă permite să afișați sau să ascundeți un panou de informații pe fișierul selectat.
Când selectați un fișier, în bara contextuală apar opțiuni suplimentare pentru a partaja (și a obține linkul de partajare), a previzualiza și șterge fișierul. Cele trei puncte verticale mici oferă acces la opțiuni suplimentare, cum ar fi redenumirea, descărcarea, copierea, mutarea sau adăugarea la favorite.
Rețineți că interfața Google Drive acceptă drag and drop, inclusiv din fereastra principală către arborele Unitatea mea și faceți clic dreapta pe un folder sau fișier.
Fie că creați un document, o foaie de calcul sau o prezentare, veți descoperi o interfață similară, destul de similară cu cea a LibreOffice sau Microsoft Office înainte de panglică, într-o versiune simplificată. Bara de instrumente afișează principalele opțiuni de formatare (stiluri, aliniere, font, inserarea imaginilor etc.) și opțiuni mai complexe într-o bară de meniu clasică. Din nou, sunt acceptate drag and drop și clic dreapta, la fel și comenzile rapide de la tastatură (vezi mai jos).
Nu vă vom învăța cum să utilizați un procesor de text, foaie de calcul sau software de prezentare - suita Google Drive funcționează exact așa cum vă așteptați. Dacă sunteți obișnuit să lucrați cu Microsoft Office sau Libre Office, rețineți că este posibil să importați fișierele în aplicațiile Google Drive care pot citi și converti fișiere OpenXML (MS Office) sau OpenDocument (LibreOffice / OpenOffice) .
Cum să profitați la maximum de Google Docs: sfaturile noastre
Partajare și colaborare în timp real
Opțiunile de partajare și colaborare reprezintă marea forță a Google Drive și a aplicațiilor sale. Pentru a partaja un fișier, din interfața Google Drive, faceți clic dreapta și selectați Partajare.Apare o fereastră care vă permite să adăugați o adresă de e-mail pentru partajare și să selectați unul dintre cele trei niveluri: Citire, Comentariu și Editare. Titlurile vorbesc de la sine, este o chestiune de atribuire sau nu de drepturi de editare a colaboratorilor dvs.
Oricine poate vizualiza un document Google Docs. Pe de altă parte, pentru a comenta sau modifica, destinatarul dvs. trebuie să aibă un cont Google. Dacă nu este cazul, adică dacă Google detectează o adresă care nu este un cont Google,va primi o invitație valabilă timp de 14 zile pentru a crea una.
Dacă partajarea a mers bine, colaboratorii dvs. pot acum să citească, să comenteze sau să modifice fișierul în conformitate cu drepturile pe care vi le-ați atribuit. Lista utilizatorilor conectați la același document apare în partea dreaptă sus a documentului, sub forma avatarurilor lor. Rețineți că o pictogramă din aceeași bară afișează un panou de chat.
Modificările și comentariile lăsate de alți utilizatori apar în timp real. Fiecare utilizator se distinge printr-o culoare și glisierele sale lângă care apare numele lor vă permit să observați cine face ce.
Comentarii și sugestii
Colaborarea în Documente, Foi de calcul și Prezentări Google depășește doar editarea și oferă, de asemenea, instrumente de examinare. După cum am spus, trei niveluri de acces la un document sunt propuse și accesibile în conformitate cu drepturile dvs.: citire, consultare și modificare. Acestea corespund celor trei moduri din interfața Google Docs: Citire, Sugerare și Editare, între care puteți comuta. Chiar dacă aveți drepturi de editare, poate fi o idee bună să reveniți la modul Sugestie în funcție de situație. Puteți adăuga, modifica sau șterge conținut din document, dar acesta va fi trimis spre validare de către utilizatorii cu drepturi de modificare. Acest mod există numai în documente, nu în foi sau diapozitive.
O sugestie este identificată prin text în culoarea utilizatorului și o sugestie de ștergere printr-o linie care blochează elementul care trebuie șters în culoarea sa.
Pentru a adăuga un comentariu la un element din Documente, selectați-l și veți vedea un mic balon de chat marcat cu semnul +. Făcând clic pe acest buton, apare un balon și vă permite să adăugați un comentariu care va apărea în dreapta documentului în bulele asociate avatarului utilizatorului. Este posibil să răspundeți la aceste comentarii sau să închideți discuția dacă este considerată terminată. Modul în care funcționează Foi și diapozitive este puțin diferit: pentru a scrie un comentariu, selectați un element și faceți clic dreapta pentru a afișa meniul contextual unde veți găsi opțiunea.
Google Drive: platformele disponibile
Web și ChromeOS
Web-ul este în mod natural mediul de bază pentru Drive și pentru aplicațiile Documente, Foi de calcul și Prezentări. Aceasta este chiar ceea ce a făcut succesul continuării. Pentru a profita de el, tot ce aveți nevoie este un browser web recent: Google Chrome, desigur, dar Firefox, Safari pe Mac sau Microsoft Edge fac destul de truc.Pentru a utiliza aplicații offline pe computer sau Mac, nu există aplicații Google native. Pe de altă parte, pe Google Chrome și toate browserele web compatibile cu Magazinul web Chrome, cum ar fi noul Microsoft Edge, puteți instala extensia Google Docs Offline pentru a utiliza aplicațiile offline Google Docs. Chiar și fără o conexiune la Internet, puteți lucra din browserul dvs. la documente, tabele sau prezentări.
Aceasta este șansa dvs. de a spune un cuvânt despre Chromebookuri. Aceste laptopuri rulează ChromeOS, un sistem bazat pe Google Chrome și care integrează în mod evident toate aplicațiile Google, inclusiv Documente, accesibile atât online, cât și offline. Există mai multe modele de Chromebook, inclusiv Asus, Acer și HP. Acestea sunt laptopuri cu caracteristici tehnice deseori modeste, dar a căror autonomie poate fi destul de interesantă. Dacă folosiți des Google Docs și Drive, acestea pot fi o opțiune de luat în considerare.
